การเปลี่ยนระบบโรงพยาบาล (HIS) เป็นโครงการที่กระทบคนทั้งโรงพยาบาล ตั้งแต่เวชระเบียน แพทย์ พยาบาล ห้องยา ห้องแล็ป จนถึงการเงิน โครงการที่ราบรื่นมักไม่ได้ขึ้นกับซอฟต์แวร์อย่างเดียว แต่ขึ้นกับการเตรียมตัวก่อนเริ่มงาน บทความนี้สรุป 12 เรื่องที่ทีม MedInt เห็นว่าโรงพยาบาลควรเตรียม แบ่งเป็น 3 ช่วง: ก่อนเริ่มโครงการ ระหว่างติดตั้ง และช่วง Go-live
ก่อนเริ่มโครงการ
1. ตั้งทีมโครงการและผู้ตัดสินใจให้ชัด
ทุกโครงการ HIS ต้องมีผู้บริหารที่เป็นเจ้าของโครงการ (Project Sponsor) และผู้ประสานงานหลักจากฝั่งโรงพยาบาลที่มีเวลาให้โครงการจริง รวมถึงตัวแทนจากแต่ละแผนก (Key User) ที่รู้ขั้นตอนงานจริงและมีอำนาจตัดสินใจแทนแผนกได้ ถ้าไม่มีคนตัดสินใจ การประชุมจะวนกลับมาเรื่องเดิมและโครงการจะช้า
2. กำหนดขอบเขตและเป้าหมายเป็นลายลักษณ์อักษร
ตอบให้ได้ว่าเปลี่ยนระบบเพื่ออะไร เช่น ลดกระดาษ ลดเวลารอคอย ส่งเบิกให้ถูกต้องขึ้น หรือรวมข้อมูลหลายสาขาเป็น HN เดียว แล้วระบุว่าแผนกใดขึ้นระบบพร้อมกัน แผนกใดตามมาทีหลัง เป้าหมายที่ชัดช่วยให้ตัดสินใจเรื่อง Requirement ได้ง่ายขึ้นเมื่อมีความเห็นไม่ตรงกัน
3. สำรวจ Interface ฟอร์ม และรายงานที่ใช้อยู่
ทำรายการทุกระบบที่เชื่อมกับ HIS เดิม เช่น ระบบแล็ป (LIS) ระบบภาพรังสี (RIS / PACS) ระบบบัญชี (ERP) เครื่องวัดสัญญาณชีพ ตู้ Kiosk ระบบคิว และระบบส่งเบิก รวมถึงฟอร์มและรายงานที่แต่ละแผนกใช้ประจำ รายการนี้คือสิ่งที่มักถูกลืม และเป็นสาเหตุหลักของงานเพิ่มกลางโครงการ
4. ตัดสินใจเรื่องการย้ายข้อมูลตั้งแต่ต้น
คุยให้ชัดว่าข้อมูลใดต้องย้ายเข้าระบบใหม่ โดยทั่วไปคือทะเบียนผู้ป่วย ประวัติแพ้ยา และข้อมูลหลัก ส่วนประวัติการรักษาย้อนหลังอาจย้ายบางส่วน หรือเก็บระบบเดิมไว้ให้เปิดดูอย่างเดียว (Read-only) ทั้งสองแบบมีต้นทุนต่างกัน ควรตัดสินใจก่อนเซ็นสัญญา
5. ประเมินโครงสร้างพื้นฐาน IT และต้นทุนรวม
ตรวจความพร้อมของเครือข่าย อินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์สติกเกอร์และสายรัดข้อมือ และตัดสินใจว่าจะติดตั้งบน Cloud หรือ Server ของโรงพยาบาล จากนั้นคิดต้นทุนรวมทั้งหมด ได้แก่ License, Hardware หรือ Cloud, Interface, การอบรม และค่า MA รายปี เพื่อไม่ให้มีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดภายหลัง
ระหว่างติดตั้ง
6. ทำความสะอาด Master Data
รายการยา ค่าบริการ รหัสหัตถการ รายชื่อแพทย์ หอผู้ป่วย และสิทธิการรักษา คือฐานของระบบใหม่ ถ้าข้อมูลเดิมซ้ำซ้อนหรือไม่เป็นปัจจุบัน ปัญหาจะตามไปถึงระบบใหม่ โดยเฉพาะเรื่องค่ารักษาและการส่งเบิก ควรให้ห้องยาและการเงินตรวจทานรายการเหล่านี้ก่อนนำเข้า
7. ทบทวนขั้นตอนงาน ไม่ใช่ลอกระบบเดิม
ระบบใหม่เป็นโอกาสปรับขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน เช่น การกรอกข้อมูลเดียวกันหลายที่ หรือเอกสารที่พิมพ์ออกมาแล้วไม่มีใครใช้ การพยายามทำให้ระบบใหม่เหมือนระบบเดิมทุกหน้าจอมักทำให้เสียเวลาและได้ประโยชน์น้อย
8. ทดสอบด้วยกรณีจริง (UAT)
ให้ Key User ทดสอบด้วยสถานการณ์จริงของโรงพยาบาลตั้งแต่ต้นจนจบ เช่น ผู้ป่วยนอกสิทธิประกันสังคมที่ต้องเจาะแล็ปและรับยา หรือผู้ป่วยในที่ต้องผ่าตัดแล้วย้ายหอ ตรวจทั้งหน้าจอ ใบสั่งยา สติกเกอร์ ค่าใช้จ่าย และข้อมูลส่งเบิก บันทึกผลทดสอบและลงนามรับรองก่อน Go-live
9. อบรมให้ตรงบทบาท
อบรมตามงานที่แต่ละคนทำจริง ไม่ใช่อบรมทุกหน้าจอให้ทุกคน และควรมี Super User ในแต่ละแผนกที่ช่วยเพื่อนร่วมงานได้ในวันแรก ๆ จัดอบรมให้ใกล้วัน Go-live พอที่ผู้ใช้จะยังจำได้
ช่วง Go-live
10. วางแผน Cutover และแผนสำรอง
กำหนดวันและเวลาที่จะหยุดใช้ระบบเดิม การย้ายข้อมูลรอบสุดท้าย ผู้ป่วยในที่ยังนอนโรงพยาบาลอยู่จะย้ายอย่างไร และถ้าระบบมีปัญหาจะใช้แบบฟอร์มกระดาษชั่วคราว (Downtime Procedure) อย่างไร ทุกแผนกควรรู้แผนนี้ล่วงหน้า
11. ให้ทีมอยู่หน้างานในวันแรก
สัปดาห์แรกของการใช้งานคือช่วงที่มีคำถามมากที่สุด ควรมีทีมผู้ติดตั้งอยู่หน้างาน (Onsite Support) ประจำจุดสำคัญ เช่น เวชระเบียน ห้องตรวจ ห้องยา และการเงิน พร้อมช่องทางแจ้งปัญหาที่ชัดเจนและบันทึกทุกปัญหาไว้ใน Issue Log
12. ติดตามผลหลัง Go-live
หลังระบบเริ่มนิ่ง ให้ทบทวนว่าเป้าหมายในข้อ 2 บรรลุหรือยัง ตรวจข้อมูลส่งเบิกรอบแรกอย่างละเอียด และตกลงเรื่องการดูแลระยะยาว เช่น ช่องทาง Helpdesk ระยะเวลาตอบสนอง และสัญญา MA
สรุป
การเปลี่ยนระบบโรงพยาบาลให้สำเร็จต้องเริ่มจากทีมที่ชัด ขอบเขตที่ชัด และข้อมูลที่พร้อม สำหรับ Centrix HIS แผนมาตรฐานของ MedInt ใช้เวลา 7 เดือน คือ ติดตั้ง 6 เดือน และ Go-live Support 1 เดือน (Onsite 15 วัน และ Online 15 วัน) พร้อมเอกสารส่งมอบในแต่ละช่วงและรับประกันระบบ 1 ปีหลัง Go-live
ถ้าโรงพยาบาลของคุณใช้ Centrix HIS หรือ MedHIS อยู่แล้ว และต้องการส่วนเสริม รายงาน หรือทีมดูแลระบบ ดูรายละเอียดได้ที่ บริการสำหรับผู้ใช้ Centrix / MedHIS